職場の衛生環境を良好な状態で保つために重要な清掃や衛生管理。
清掃道具やゴミ袋、清掃費用などについては、会計上どのような処理をすれば良いのか。
結論から言うと、ほとんどの方が下記のように仕分けをされています。
①金額的に小さいもの・・・「雑費」
②別途予算を確保するような金額的に大きなもの・・・「衛生管理費」
③共益費や管理費など家賃と一緒に支払う費用・・・原則「地代家賃」
では、それぞれを詳しく見てみましょう。
①金額的に小さいもの
掃除などの衛生管理にかかる費用の勘定科目には、いくつかの選択肢がありますが、金額がそこまで高額にならないちょっとしたものであれば、「雑費」として処理しても問題ありません。例えば、ゴミを捨てる際に使用する「ゴミ袋」の購入費用や、ちょっとした清掃代などがこれにあたります。製造業など清掃費用や衛生管理に多くの費用がかかる業種の場合は別ですが、小規模な事務所やフリーランスなどの場合は、勘定科目を設けるほどの費用が発生しないため、「雑費」として処理すると良いでしょう。また、10万円未満の掃除機や清掃用品を購入した場合は、「消耗品費」で処理しましょう。10万円を超える掃除用品を購入した場合は、白色申告者の場合は、減価償却しなければなりません。なお、青色申告者の場合は、30万円未満の備品を購入時に費用にできる特典がありますので、購入時に全額「消耗品費」に計上しましょう。
②別途予算を確保するような金額的に大きなもの
小規模な事務所などであれば、別途清掃費専用の勘定科目を作る必要はありません。しかし、飲食店や美容室などの店舗経営をしている場合や、人の出入りが多い事務所の場合は、毎月一定額の予算をとって清掃費用にあてなければなりません。そのような場合は、「雑費」としてまとめて処理をしてしまうと会計上非常に不透明となってしまうため、別途「衛生管理費」という勘定科目を作って仕訳をすると良いでしょう。
例えば、定期的に補充が必要な洗剤や石鹸などの衛生管理費用や、ゴキブリやハエ、蚊などの駆除、モップや雑巾などの清掃用具、さらには専門業者に依頼した場合の清掃費用などがこれにあたります。
これらの金額は雑費で処理をするには大きすぎるため、別途「衛生管理費」として経費計上するようにしましょう。
③共益費や管理費など家賃と一緒に支払う費用
事務所を借りている場合は、賃貸契約書上に家賃のほかに「共益費」や「管理費」という項目が記載されているケースがあります。これらの費用はビル全体のメンテナンスや共用トイレの清掃代などにあてられていますが、会計処理上は何費に仕訳されるのでしょうか。
ポイント1：地代家賃として仕訳する
通常、賃貸借契約書に記載されている共益費や管理費については家賃と一緒に支払います。そのため、このようなケースでは共益費や管理費だけ別に分けて仕訳するのではなく、家賃と一緒に「地代家賃」に仕訳して記帳しましょう。つまり、会計上の扱いとしては家賃と共益費、管理費は同じになります。
ポイント2：共益費や管理費の内訳に注意
ただし、物件によってはこれら共益費や管理費の中に「水道代」が含まれているケースがあります。そのような場合は地代家賃として仕訳をしてしまうと妥当性を欠くため、本来水道代にあたる科目の「水道光熱費」に仕訳して記帳しましょう。
最後に、もう1つ大事なポイントをお伝えします。どの勘定科目にするかについて迷う度に、インターネットなどで調べて帳簿付けをしている方に多く見られるケースです。それは、ほぼ同じ出費であるにも関わらず、その時々で使用している勘定科目が異なってしまうことです。税務署がこれらの不一致を見つけてしまうと、経理に対してずさんだと捉えられてしまいます。
そこで勘定科目選択においては社内ルールに一貫性を持たせてください。これは帳簿付けする人が変わったところで守られなくてはいけません。そういった意味からも、会計ソフトなどを利用していると便利です。
ご説明してきたとおり、清掃に要する費用は経費にすることが可能ですので忘れずに帳簿付けしましょう。また帳簿付けの際の勘定科目に迷った際は、金額の大小を基準にした一般的ルールと社内ルールの一貫性に気を付けてください。
